Thalius Thalius

Rechtliches & Vertrauen

Auftragsverarbeitungsvertrag

Gültig ab 19. Oktober 2026 · Version 2.0

Dies ist eine Übersetzung des englischen Originaltextes. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die englische Fassung maßgeblich.

Standardtext für Free und Bezahlpakete, angenommen mit den Nutzungsbedingungen. Corporate-Kunden können einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag verhandeln.

1. Parteien und Geltungsbereich

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) wird geschlossen zwischen dem Kunden, der die Nutzungsbedingungen angenommen hat (der Verantwortliche), und Thalius AI AB, Organisationsnummer 559528-5635, USt-IdNr. SE559528563501, Slipgatan 5, 117 39 Stockholm, Schweden (der Auftragsverarbeiter). Er gilt, wenn der Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet, während er den Dienst Thalius Hippocampus (der Dienst) erbringt, und er erfüllt Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO).

Bei Widersprüchen zwischen diesem DPA und den Nutzungsbedingungen in Fragen des Datenschutzes geht dieser DPA vor.

2. Einzelheiten der Verarbeitung
Gegenstand Hosting, Strukturierung, Indexierung und Beantwortung von Fragen über Dokumente, die der Verantwortliche hochlädt oder importiert
Dauer Die Laufzeit des Vertrags zuzüglich der Löschfrist nach Abschnitt 10
Art und Zweck Speicherung, Verschlüsselung, Textextraktion, Zusammenfassung, Embedding, Indexierung, Retrieval und Antworterzeugung; Import über Dienste Dritter, die der Verantwortliche anbindet; Zugriff durch Apps, die die Nutzer des Verantwortlichen anbinden; Beantwortung von Fragen der Besucher öffentlicher Chats, die der Verantwortliche veröffentlicht; Lesen des Hippo Guide; Support und Sicherheit
Datenkategorien Alle personenbezogenen Daten in hochgeladenen oder importierten Dokumenten; Namen, E-Mail-Adressen und Anmeldeereignisse der Nutzer; Fragen und Antworten mit zugeordnetem Nutzer; Fragen von Besuchern öffentlicher Chats
Betroffene Personen Die Nutzer des Verantwortlichen, in hochgeladenen Dokumenten genannte Personen (zum Beispiel Beschäftigte, Kunden, Patienten oder Vertragspartner) sowie Besucher der öffentlichen Chats des Verantwortlichen
Besondere Kategorien Nur wenn der Verantwortliche sie hochlädt; der Verantwortliche entscheidet, ob dies rechtmäßig ist

Bei einem öffentlichen Chat ist der Verantwortliche Verantwortlicher für die Fragen und Antworten der Besucher. Der Auftragsverarbeiter speichert gehashte Netzwerkadressen zur Missbrauchsverhinderung als eigener Verantwortlicher, wie in seiner Datenschutzerklärung beschrieben.

3. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter:

  1. verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen: die Nutzungsbedingungen, dieser DPA und die Konfiguration des Dienstes durch den Verantwortlichen. Verstößt eine Weisung nach Auffassung des Auftragsverarbeiters gegen Datenschutzrecht, weist er darauf hin;
  2. stellt sicher, dass alle Personen mit Zugang zu den Daten zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
  3. wendet die technischen und organisatorischen Maßnahmen in Anlage 1 an;
  4. setzt Unterauftragsverarbeiter nur nach Maßgabe von Abschnitt 5 ein;
  5. unterstützt den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen, vor allem über die eigenen Funktionen des Dienstes für Download, Berichtigung und Löschung sowie durch einen Export auf Anfrage;
  6. unterstützt den Verantwortlichen bei Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung;
  7. löscht personenbezogene Daten bei Beendigung des Dienstes nach Maßgabe von Abschnitt 10 oder gibt sie zurück;
  8. stellt die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen nach Maßgabe von Abschnitt 8.

Der Zugriff von Mitarbeitenden auf Gesprächsprotokolle für Support, Missbrauchsverhinderung und Sicherheit erfolgt auf Weisung des Verantwortlichen nach diesem DPA; jeder solche Zugriff wird protokolliert.

Der Auftragsverarbeiter verwendet personenbezogene Daten des Kunden nicht zum Trainieren von KI-Modellen und verkauft sie nicht.

4. Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist verantwortlich für eine Rechtsgrundlage für die von ihm hochgeladenen oder importierten Daten, für die Information der betroffenen Personen, für die Konfiguration des Zugriffs innerhalb seines Workspace, für die Apps, die seine Nutzer anbinden, und für die öffentlichen Chats, die er veröffentlicht, sowie dafür, keine Daten hochzuladen, die er nicht verarbeiten darf.

5. Unterauftragsverarbeiter

  • Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine Genehmigung für die auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeiter.
  • Der Auftragsverarbeiter kündigt neue oder ersetzende Unterauftragsverarbeiter auf dieser Seite und per E-Mail an die Workspace-Inhaber mindestens 30 Tage vor ihrem Einsatz an.
  • Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus berechtigten Datenschutzgründen Einspruch erheben. Wird keine Lösung gefunden, kann der Verantwortliche den betroffenen Dienst kündigen und erhält vorausbezahlte Entgelte für die nicht genutzten vollen Monate erstattet.
  • Der Auftragsverarbeiter erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter Datenschutzpflichten auf, die diesem DPA gleichwertig sind, und bleibt für sie haftbar.

6. Internationale Übermittlungen

Dokumente und die Wissensstruktur werden in der EU (Finnland) gespeichert. Soweit ein Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder auf die Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission, Modul 3), ergänzt durch eine Transfer-Risikobewertung. Corporate-Kunden können eine in der EU gehostete oder vom Kunden gehostete Inferenz verlangen, sodass keine Übermittlung stattfindet.

7. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens jedoch 72 Stunden, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wurde, die die Daten des Verantwortlichen betrifft. Die Benachrichtigung enthält, was über die Art der Verletzung bekannt ist, die betroffenen Kategorien und ungefähren Zahlen, die wahrscheinlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Weitere Informationen folgen, sobald sie verfügbar sind.

8. Überprüfungen

Der Auftragsverarbeiter stellt auf Anfrage seine Sicherheitsdokumentation, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die Ergebnisse etwaiger Bewertungen durch Dritte zur Verfügung. Reichen diese nicht aus, kann der Verantwortliche selbst oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten unabhängigen Prüfer einmal jährlich mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen auf eigene Kosten eine Überprüfung durchführen, und zwar so, dass die Daten anderer Kunden nicht gefährdet werden.

9. Haftung

Die Haftung aus diesem DPA folgt den Beschränkungen in den Nutzungsbedingungen, soweit die DSGVO diese nicht ausschließt.

10. Löschung und Rückgabe

  • Der Verantwortliche kann seine Dokumente und Ordner jederzeit herunterladen und Dokumente löschen. Das Löschen eines Quelldokuments löscht alles daraus Abgeleitete in Tresor, Index und Graph. Das Löschen eines Workspace löscht seine Dokumente und alles daraus Abgeleitete.
  • Protokolle öffentlicher Chats werden nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
  • Der Verantwortliche sollte vor Beendigung des Dienstes exportieren, was er benötigt: Dokumente und Ordner oder, durch den Inhaber, einen vollständigen Export eines Workspace in der App; oder einen vollständigen Export auf Anfrage an [email protected], geliefert innerhalb von 30 Tagen. Nach der Kündigung wird kein Export bereitgestellt.
  • Bei Beendigung des Dienstes löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten des Verantwortlichen innerhalb von 30 Tagen aus aktiven Systemen und innerhalb von 90 Tagen aus Sicherungen, sofern nicht das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats eine Aufbewahrung verlangt.
  • Auf Anfrage bestätigt der Auftragsverarbeiter die Löschung schriftlich.
  • Eine Corporate-Vereinbarung kann andere Fristen als die in diesem Abschnitt festlegen.

11. Anwendbares Recht

Dieser DPA unterliegt schwedischem Recht; Streitigkeiten werden nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen beigelegt.

Anlage 1 — Technische und organisatorische Maßnahmen

Verschlüsselung

  • Jedes Dokument wird mit einem eigenen Schlüssel (XChaCha20-Poly1305) verschlüsselt, der an die Identität von Workspace und Dokument gebunden und in einem Cloud-Schlüsselverwaltungsdienst (KMS) umhüllt ist. Der Wurzelschlüssel verlässt das KMS nie.
  • Die Speicherschicht enthält nur Chiffretext. Die Entschlüsselung erfolgt innerhalb des Dokumententresors, pro Anfrage.
  • TLS schützt alle Daten bei der Übertragung.

Workspace-Isolation und Zugriffskontrolle

  • Die Workspace-Identität ist in jede Verschlüsselungsoperation eingebunden, sodass Daten nicht unter einem anderen Workspace entschlüsselt werden können.
  • Berechtigungen werden innerhalb der Retrieval-Schicht durchgesetzt, sodass Ergebnisse, die ein Nutzer nicht lesen darf, vor dem Ranking herausgefiltert werden.
  • Ordner- und Dokumentfreigaben, Gruppen und Vererbung sowie Isolation pro Nutzer innerhalb eines gemeinsamen Workspace.
  • Anmeldung per E-Mail-Link, Passwort oder mit einem Google-, Microsoft-, Apple- oder GitHub-Konto über Google Cloud Identity Platform bei Free und bei Bezahlpaketen; SAML/OIDC-Single-Sign-on bei Corporate. Sitzungen werden an der Anwendungs-Edge kryptografisch verifiziert.
  • Apps, die über den MCP-Server oder API-Schlüssel angebunden sind, erhalten Tokens mit begrenztem Geltungsbereich, die innerhalb der Berechtigungen des anbindenden Nutzers handeln und vom Nutzer jederzeit widerrufen werden können.
  • Tokens für angebundene Dienste Dritter werden verschlüsselt gespeichert und gelöscht, wenn der Dienst getrennt wird.

Protokollierung und Überwachung

  • Sicherheitsrelevante Tresoroperationen werden fortlaufend nummeriert protokolliert, mit Lückenüberwachung.
  • Jede Antwort lässt sich auf einen Bytebereich in einer benannten Quelle zurückführen, sodass Zugriffe auf Passagenebene nachverfolgt werden können.
  • Der Zugriff von Mitarbeitenden auf Gesprächsprotokolle wird protokolliert.

Zugriff des Betriebspersonals

  • Das Betriebspersonal der Infrastruktur kann die Autorisierung nicht umgehen.
  • Der Zugriff auf Kundendaten erfolgt nach dem Need-to-know-Prinzip, für vom Kunden angeforderten Support, zur Missbrauchsverhinderung oder aus Sicherheitsgründen.

Datenminimierung gegenüber Modellanbietern

  • Modellanbieter erhalten nur die für eine Anfrage nötigen Fragmente, vorübergehend, und haben keine Möglichkeit, gespeicherte Daten zu entschlüsseln.

Ausfallsicherheit und Löschung

  • Abgeleitete Daten können aus Quelldokumenten neu aufgebaut werden. Die Löschung kaskadiert von Quelldokumenten auf alles daraus Abgeleitete und von einem Workspace auf alle seine Daten.
  • Sicherungen werden höchstens 90 Tage aufbewahrt.

Organisatorische Maßnahmen

  • Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeitende und Auftragnehmer, ein dokumentiertes Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und Sorgfaltsprüfung der Unterauftragsverarbeiter.

Bekannte offene Punkte

  • Eine Sicherheitsüberprüfung durch Dritte ist noch nicht beauftragt.
  • Die abgeleitete Wissensschicht wird derzeit unter dieselbe Verschlüsselungsgrenze wie die Quelldokumente gebracht.
  • Gesprächsprotokolle sind noch nicht an die EU gebunden.

Anlage 2 — Unterauftragsverarbeiter

Die aktuelle Liste mit Stufe, Region und den von jedem verarbeiteten Daten steht auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter und ist Bestandteil dieses DPA.